Excelで複数シートの印刷範囲を設定する方法

Excelの印刷設定で、同じフォーマットが複数シートある場合を想定してください。

ひな形を作成したシートから、印刷設定をせずにシートを増殖してしまうと、印刷時に困ってしまいます。

というのも、印刷設定はグループ化操作（まとめて処理）ができないため、１シートずつ設定しなければいけないからです。

グループ化設定を行うと

印刷範囲ボタンがグレーアウトして操作ができない

Excelのマクロを組めば一瞬で済みそうなものですが、Mac Excelなどをお使いの場合では、うまく作動しない可能性もあり、手軽な手動操作はないものかと考えてみました。

※ Excelマクロは文末に載せておきます。

手順①　Print_Area

グループ化をした状態で、左のシートをアクティブにします。

次に範囲選択を行い、名前ボックスに「Print_Area」と入力すると、これが印刷設定時に付与される定義された範囲になります。

大文字、アンダースコア、間違えないように入力をしてください。

この「Print_Area」という文字列を入力後、忘れずにコピーしておきます。

手順②　Enterキーで確定

Enterキーを押すと、印刷範囲が確定し、アクティブセルにフォーカスが移動します。

これで印刷範囲がこのシートのみ反映されました。

手順③　「Ctrl」＋「PgDw」を押す

ショートカットキー「Ctrl」＋「PgDw」でシートを右側に移動します。「PgDw」キーがないノートパソコンの場合は、「Fn」キーを押しながら該当するキーを探してください。

Mac Excelの場合、「Option」＋「→」の操作でシート切り替えになります。

ただ、Mac Excelのショートカットキーは、OSやエクセルのバージョンによって異なる場合もありますので、ご注意ください。

手順④　名前ボックスにペースト

グループ化した状態なので、範囲選択はグループ化操作により「１」シートと同じ範囲が取得できています。

シートを切り替えたら、名前ボックスに「Print_Area」をペーストしてください。

これをひたすら繰り返す、といった操作になります。

まとめ

1. グループ化をする
2. 印刷範囲を選択する
3. 名前ボックスに「Print_Area」と入力
4. 「Print_Area」をコピー
5. 「Enter」キーで確定
6. 「Ctrl＋PgDw」で右側のシートに移動
7. 名前ボックスに「Print_Area」をペースト
8. ⑤から繰り返す

３シートぐらいまでは、しどろもどろな操作になりますが、慣れてくるとわりとサクサク印刷設定が完成していきます。

100シートあったとしても3分以内には終わるので、オラオラとショートカットキーを駆使してみてください。

同一フォーマットで、それぞれ内容が異なる場合、１枚１枚の印刷物にズレがあると、なんだか残念な気分になりますからね。

印刷範囲を設定しなくても、一応はできる

印刷範囲を設定しなくても、グループ化して範囲選択をした状態で「選択した部分を印刷」を選ぶと、まとめて印刷したいエリアを指定することもできます。

参考までにMac Excelもキャプチャを載せておきます。

印刷をする・しないの「選択部分」のラジオボタンと間違えないようにしてください。

こっちのほうがシンプルではありますけれども、サシカエなどがあった場合、サシカエ部分を単独で印刷することも考えられ、そうなると印刷未設定のままアウトプットしてしまう、なんてことも想定されます。

一応、印刷設定はしておいたほうが無難ですね。

ExcelのVBAコード

最後に、こちらがVBAのコードとなります。コードは簡単なんですよ。

Sub SetPrintAreaForSheets()
    Dim i As Integer
    
    For i = 1 To 10 ' シート1からシート10までループ
        With ThisWorkbook.Sheets(i).PageSetup
            .PrintArea = "B2:R100" ' 印刷範囲を設定
        End With
    Next i
End Sub

For文で格納されるカウンタ変数 i は、Sheets(1)が指定されると、一番左側のシートを指しています。Sheets(4)では、左側から4番目のシート、という意味になります。つまり、左からスタートして10枚目のシートまで処理を行う、といったコードです。

キャプチャの場合は「表紙」シートが一番左側にありましたので、その場合はカウンタ変数を「2 To 11」に変更すればいいということです。

お約束事ですが、VBAの使用は自己責任でお願いしますね。

榊 裕次郎

Excel講師

1981年10月生まれのてんびん座、東京都出身。趣味は、旅行と料理とワイン。2024年は、佐賀県に行って「呼子のイカ」を思いっきり食べたいです。

引き続き、青森・秋田・岩手でのお仕事ご依頼、お待ちしております！