2023.10.18

誰もが間違えない！エクセルの印刷範囲の設定方法

Yujiro Sakaki

エクセルの印刷は一見複雑に思えますが、正しい手順を理解すれば簡単に行えます。

ワードのように、操作画面から直感的にA4用紙にフィットするわけではありませんが、適切な設定を施せば、思い通りの出力が得られます。

この記事では、エクセルでの印刷方法を分かりやすく解説します。仕事の現場でのエクセル操作をスムーズにするためにも、ぜひこの記事で印刷設定のコツを掴んでください！

まず、文末に添えたサンプルデータをダウンロードいただき、そのファイルを開いてください。開いたら、印刷設定を行うための [ページレイアウト] タブを見てみましょう。

この赤枠をメインに解説いたします。それでは、印刷の向きの設定から見ていきましょう！

1. 印刷の余白を設定する

業界によって、「狭い」をメインに使用する、「標準」をメインに使用すると様々です。

これまでコンサルティングをやってきた経験則では、医療・教育・コンサル・外資系は「狭い」を使っていた印象があります。それ以外の業種は「標準」を使っていました。

[余白] は、見慣れている資料の中で無意識に領域が刷り込まれています。

特に新しい職場についたばかりの人は、初めての現場でプリントアウトする際、既存の資料がどのような余白になっているか、確認しておくことをお勧めします。

サンプルデータでは、あえて修正が必要なように作成しています。この場合、A4用紙に入りきらない横幅となっていますので、修正をしましょう。

100%　→　86％に自動縮小されました

印刷のワンポイント１では、A4用紙よりも大きい印刷範囲に対してでしたが、A4用紙よりも小さい場合、用紙の左上を基準として出力されます。
ビジネス文書は、左右の余白が均等であることが望ましいので、ページ中央位置を水平にしておきましょう。これはワンポイント１で無事にA4用紙に収まった場合でも、チェックを入れておくことをお勧めします。

以上がエクセルの印刷設定の基本的な手順です。

設定を変更する前に、正確な印刷設定を行うことで、プロフェッショナルな資料を作成することができます。余白が左右均等ではない、余白がアンバランスだ、印刷範囲が欠けている、なんてことの内容に印刷をしましょう。

最後に、いきなり紙にプリントアウトするのではなく、PDFで出力してから印刷をすることをおすすめします。こういう印刷ミスも地球温暖化に貢献してしまいますからね。