印刷用ファイルでは、ヘッダー・フッターがとても重要！

用紙の余白エリア、上・下の部分にヘッダー枠とフッター枠が設けられています。

ヘッダー枠には、印刷用紙に対して出力日時の時間を挿入したり、バージョンを印字して書類を管理する目的で使用されます。フッター枠には、ページ番号やコピーライト表記を挿入することが多いです。

どちらも印刷範囲外の設定になり、印刷用紙を管理するときに役立つ挿入データになります。この記事では、ヘッダーとフッターの扱い方を学習していきましょう。

ヘッダーとフッターの表示方法

ヘッダーとフッターの学習にフォーカスを当てるため、あらかじめ印刷設定がされている状態で話を進めていきます（※ 印刷範囲の設定方法に関しては、後日記載しますね）。

ヘッダーとフッターは、[挿入] タブをクリック。 [テキスト] グループに [ヘッダーとフッター] のボタンがあります。

キャプチャ画像では [テキスト] グループが折りたたまれていますが、1920px以上のモニタで作業をされている方は、リボン内に収まって配置されていますので見つけやすいです。

クリックすると、以下の全画面のキャプチャのように、画面が [ページレイアウト] ビューに変更されます。ワークシートを用紙として見ることができる画面です。

そして、ヘッダーの中央にカーソルが当たっている状態です。

ヘッダーまたはフッターにカーソルがあると、タブの一番右側に [ヘッダーとフッター] タブが登場します。切り替わり直後はヘッダーの中央にカーソルが入っているので、タブが見えている状態です。

いったんセル上をクリックするとカーソルが離れるため、このタブは消えます。以下のキャプチャの例では、セルA1をクリックしました。

[ヘッダーとフッター]  タブがなくなっても、改めてヘッダーをクリックしてカーソルを置けば、表示されます。

ただ、[ホーム] タブに戻ってしまっているので、[ヘッダーとフッター] タブに切り替えてください。エクセル初心者の方は、ここで詰まっているシーンを見かけることが多いです。

ヘッダーとフッターの設定方法

それでは [ヘッダー/フッター要素] グループの機能について解説します。

[ページ番号] をクリックしてみます。

＆[ページ番号] と挿入されます。

これは機能タグです。シートをクリックしてカーソルを離すと、ページ番号を表示してくれます。

このように、パーツごとに機能タグが用意されています。改めてリボンを確認しましょう。

• ページ番号　＝　＆[ページ番号] は、現在のページ番号です。
• ページ数 　＝　＆[総ページ数] は、全体のページ数です。
• 現在の日付　＝　＆[日付] は、出力時の日付が表示（自動更新）されます。
• 現在の時刻　＝　＆[時刻]  は、出力時の時間が表示（自動更新）されます。
• ファイルのパス　＝　＆[ファイルパス] は、ファイルパスが表示されます。
• ファイル名　＝　＆[ファイル名] は、ファイル名が表示されます。
• シート名　＝　＆[シート名] は、シート名が表示されます。
• 図　＝　＆[図] は、選択した画像が表示されます。

活用ポイント

この機能タグは、組み合わせて使うことも可能です。例えば、

＆[ページ番号] ／ ＆[総ページ数]

という使い方は、全体が10ページあり、現在は1ページ目だ、ということがわかります。なお、スラッシュは手動で入力をしています。

○ 機能タグのキャプチャ

○ 実際に挿入されたデータ

&[日付]　&[時刻]　

と設定すれば、2023/10/22　13:22　のように設定が可能です。

○ 機能タグのキャプチャ

○ 実際に挿入されたデータ

受講生の質問やクライアントからのご質問で、日付の形式を変更することは可能か？　というご質問を受けたことがありました。

残念ながら、このヘッダーとフッターの日付時刻の書式設定を変更することはできません。エクセルのマクロ機能を使えば可能ですが、一般的に出力されたものを使うという流れになります。

また、＆[図]の使い方ですが、一般的に会社ロゴを入れることが多いです。

会社ロゴは入れたワークシートを出力する際は、左上または右上に入れることが多いでしょう。

注意点として、印刷した書類をバインダーなどに閉じたとき、会社ロゴが閉じしろに来ないようにするのが決まりです。会社ロゴを挟むのは、よくありませんからね。

ヘッダーとフッターの移動ボタン

ここまでヘッダーで説明をしてまいりましたが、フッターへの移動は簡単です。 [ナビゲーション] グループにある [フッターに移動] ボタンを使ってください。フッターに移動します。

組み込み式のヘッダーとフッター

エクセルには、ヘッダーとフッターのサンプル集があります。それが、ヘッダーとフッターのリボン左側にあるグループです。

ヘッダーもフッターも同じ機能が揃うので、ヘッダーだけ見てみましょう。

ただ、ほとんどビジネスシーンで使えそうなものはないので、説明は割愛させていただきます。組み込み式で、コピーライト表示ぐらいは欲しいといつも思っているのですけれどもね。

ヘッダーとフッターのオプション

最後に [オプション] グループについて解説をします。こちらもほとんど利用用途はありません。

先頭ページのみ別指定：

これは１ページ目を表紙として扱うケースです。１ページ目を別指定することができます。

文書作成ソフトのWordや、スライド制作をするPowerPointでは表紙をつけることが多いため、利用頻度は高いのですが、Excelでは表紙をつけることはないので使う機会はほとんどありません。

奇数/偶数ページ別指定：

印刷物を製本するシーンを想定してください。ページ番号を割り振る際、奇数と偶数を左右振り分けておかないと、綴じ代のところにページ番号が入ってしまうようになります。

ただ、こちらもExcelの印刷物を製本する機会は少ないので、私も使ったことはありません。

ドキュメントに合わせて拡大/縮小 ＆ ページ余白に合わせて配置：

こちらは２つまとめてご説明します。

印刷倍率や余白を縮小した際、ヘッダーとフッターも同じように拡大縮小するかどうか？　といったチェックになります。既定ではチェックが入っています。

ヘッダーとフッターだけ文字サイズが大きくなってしまうのも、違和感のある印刷物になってしまうので、こちらも既定のままお使いになることをお勧めします。

画面の戻し方

ヘッダーとフッターの説明は以上となります。最後に [ページレイアウト] ビューを、[標準] ビューに戻して終了しましょう。

まず、ヘッダーまたはフッターに置いたカーソルを離すため、用紙内のセルをクリックしてフォーカスを戻します。

キャプチャではわかりやすいように、セルA1をクリックしました。ヘッダーとフッタータブが消えたことを確認します。

ステータスバーの右側に表示切替ボタンが３つ揃っています。[ページレイアウト] ビューは真ん中のボタンで、こちらがオンになっています。

[標準] ビューは左のボタンになりますので、こちらをクリックしてください。

これで元の画面に戻すことができました。

ヘッダーとフッターに関しては、以上となります。

この記事のサンプルデータ

  header-and-footer.xlsx 【Excelファイル】

榊 裕次郎

Excel講師

1981年10月生まれのてんびん座、東京都出身。趣味は、旅行と料理とワイン。2024年は、佐賀県に行って「呼子のイカ」を思いっきり食べたいです。

引き続き、青森・秋田・岩手でのお仕事ご依頼、お待ちしております！